Zakelijke telefonie die met u meedenkt
RAP-IT levert complete zakelijke telefonie voor het MKB. Wij richten uw telefooncentrale volledig in, regelen de overstap zonder gedoe en blijven uw aanspreekpunt voor beheer en ondersteuning. Eén partner voor uw IT én uw telefonie die werkt prettig en u tijd scheelt.
Onze telefonie draait op het zakelijke cloudplatform van Gamma Communications, een van de grootste zakelijke telefonieaanbieders van Nederland. U profiteert van een betrouwbaar, modern netwerk; wij zorgen ervoor dat het precies bij uw organisatie past.
Kort gezegd: u vertelt ons hoe u bereikbaar wilt zijn, wij bouwen de centrale die daarbij hoort.
Waarom cloudtelefonie via RAP-IT?
Een moderne telefooncentrale draait volledig in de cloud. Geen kast meer in de meterkast, geen oude ISDN-lijnen, geen onderhoud aan hardware die u liever niet ziet. In plaats daarvan krijgt u flexibele telefonie die meegroeit met uw bedrijf.
- Forse besparing op uw maandelijkse telefoniekosten
- Onbeperkt en gratis bellen tussen collega’s onderling
- Locatie-onafhankelijk op kantoor, thuis of onderweg hetzelfde nummer
- Eenvoudig schaalbaar een medewerker erbij of eraf is zo geregeld
- Slimme functies die uw bereikbaarheid professioneel maken
- Uw huidige nummer behoudt u wij verzorgen de overname
Wat is een belplan?
Een belplan is het “draaiboek” van uw centrale: wie gaat er rinkelen als iemand belt, wat gebeurt er buiten openingstijden en wat als niemand opneemt? Een goed belplan zorgt ervoor dat uw klanten altijd netjes te woord worden gestaan, ook als het druk is of als u dicht bent.
Hieronder ziet u drie voorbeelden van eenvoudig tot uitgebreid. Ze laten zien wat er mogelijk is. In de praktijk stellen we samen het belplan op dat bij úw manier van werken past.
Voorbeeld 1 Eenvoudig, zonder keuzemenu
Ideaal voor een klein kantoor of één team. Een beller komt binnen op het hoofdnummer; tijdens openingstijden rinkelen alle collega’s tegelijk. Neemt niemand op, dan volgt automatisch de voicemail, die als e-mail in de mailbox belandt. Buiten de openingstijden hoort de beller een vriendelijk bandje met uw openingstijden.
Geen drempels, geen menu’s, gewoon snel iemand aan de lijn. Voor veel bedrijven is dit precies genoeg.
Voorbeeld 2 Met keuzemenu
Heeft u verschillende afdelingen? Dan helpt een keuzemenu de beller meteen naar de juiste plek. “Toets 1 voor verkoop, toets 2 voor administratie.” Wie niets kiest, krijgt gewoon iedereen aan de lijn. En neemt de gekozen afdeling niet op, dan valt het gesprek terug op de rest van het team voordat de voicemail in beeld komt.
Een keuzemenu houdt u professioneel en overzichtelijk bereikbaar, mits u het kort houdt. Wij adviseren u graag over een logische, korte menustructuur.
Voorbeeld 3 Trapsgewijs, met spoedlijn
Voor organisaties met een buitendienst of een servicecomponent. Tijdens openingstijden rinkelt eerst de binnendienst; pas als die niet opneemt, komen na een paar tellen de collega’s op kantoor en daarna de buitendienst (ook op de mobiel) erbij. Zo wordt niemand onnodig gestoord. Buiten openingstijden hoort de beller een nachtbandje met een spoedoptie: wie écht een storing heeft, toetst 1 en komt direct bij de dienstdoende collega terecht.
Zo claimt u 24/7-bereikbaarheid voor spoed, zonder dat iemand ’s nachts gestoord wordt door een gewone vraag.
Slimme functies die het verschil maken
Een centrale is meer dan alleen bellen en gebeld worden. Deze functies zorgen voor rust en een professionele uitstraling:
- Bedrijfstelefoonboek: u ziet wie er belt vóórdat u opneemt, ook bij vaste klanten en leveranciers.
- Voicemail naar e-mail: gemiste berichten komen netjes in uw mailbox binnen, zodat u niets mist.
- Tijdschema’s en feestdagen: uw centrale schakelt automatisch tussen open, gesloten en feestdagen.
- Doorschakelen tussen toestellen: vast toestel, computer of mobiel: één nummer, overal bereikbaar.
- Warm doorverbinden: even aankondigen voordat u doorzet, zodat de klant niet in een leeg toestel belandt.
- Wachtmuziek met een eigen boodschap: een professioneel bandje in plaats van stilte of een pieptoon.
- Wachtrijen: bij drukte netjes in de rij, eventueel met een terugbeloptie.
- Gespreksrapportage: inzicht in gemiste oproepen, zodat u weet hoe bereikbaar u écht bent.
Niet alles hoeft meteen. Wij richten de centrale in met de functies die u nodig heeft en bouwen later moeiteloos uit als uw behoeften groter worden.
Hoe verloopt de overstap?
Overstappen op nieuwe telefonie klinkt spannend, maar wij maken het rustig en voorspelbaar. U merkt er nauwelijks iets van.
- Adviesgesprek: we bespreken hoe u nu bereikbaar bent en wat beter kan.
- Belplan op maat: we stellen samen het draaiboek op: groepen, openingstijden, voicemail.
- Nummers overnemen: we regelen de overname van uw huidige nummers (porteren). Uw bestaande nummers blijft u gewoon gebruiken.
- Inrichten en testen: we zetten de centrale klaar en testen alle situaties vóór de overstap.
- Live: op een rustig gepland moment gaat u over, met ons als vangnet.
Heeft u nog een fax, pinautomaat, alarm- of liftlijn? Daar denken we tijdens de intake aan mee, zodat er bij de overstap geen verrassingen zijn.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn huidige telefoonnummer behouden? Ja. In vrijwel alle gevallen nemen we uw bestaande nummer(s) over. Wij verzorgen de aanvraag en plannen de overstap op een moment dat u uitkomt.
Heb ik speciale apparatuur nodig? U kunt bellen met een vast toestel, met een app op uw mobiel of via uw computer. We kijken samen wat het prettigst werkt voor uw team. Een betrouwbare internetverbinding is de basis. Ook daar kunnen wij u mee helpen.
Wat als er iets niet werkt? Dan bel of mailt u ons. Omdat wij zowel uw IT als uw telefonie verzorgen, bent u bij één partij aan het juiste adres en hoeft u niet van “het kastje naar de muur’.
Werkt dit ook met thuiswerkers of op meerdere locaties? Zeker. Iedereen werkt onder hetzelfde bedrijfsnummer, waar ze ook zitten. Dat is juist een van de grote voordelen van cloudtelefonie.
Klaar voor moderne telefonie?
Laten we samen kijken hoe we uw bereikbaarheid kunnen verbeteren. Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met u mee.
Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen?
Laten we samen kijken hoe wij uw IT-uitdagingen kunnen oplossen. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek!